Als ich mit meinem Business gestartet bin, konnte ich E-Mails schreiben, mit den Office-Programmen arbeiten und hatte sehr überschaubare Kenntnisse von der Technik drum herum.

Das wars. Ganz ehrlich.

Ich habe mir alle Tools, die ich kenne und nutze, selbst gesucht und beigebracht. Das hat natürlich viel Zeit gekostet! Mittlerweile habe ich eine lange Liste kostenloser sowie kostenpflichtiger Tools, die sich für mich sehr bewährt haben. Ich liebe es, immer wieder neue Tools auszuprobieren und Neues zu lernen!

Damit du dich auf dein Business konzentrieren kannst und nicht allzu viel Zeit für das Ausprobieren neuer Tools aufwenden musst, möchte ich hier meine Erfahrung mit dir teilen und dir meine 50 beliebtesten Tools vorstellen.

Basics

Ohne die richtigen Tools geht gar nichts!

Software- Tools

Tools für schnelle Kommunikation
Als VA musst du schnell auf Kundenanfragen reagieren können und auch länderübergreifend gut erreichbar sein. Hierzu gibt es ein paar sehr gute Tools, mit denen du nicht nur telefonieren kannst, sondern mit deren Hilfe du auch komplette Aufgaben steuern kannst.

Zoom ist meine Skype-Alternative. Es ist wesentlich stabiler als Skype und die Gespräche sind immer gut zu verstehen. Die Handhabung ist auch gerade für die Kunden super einfach: Ich erstelle ein Zoom-Meeting, schicke meinen Kunden den Link und schon können wir starten!

Eine weitere Variante für ein Online-Meeting sind Google Hangouts und appear.in. Ähnlich wie bei Zoom kannst du hier ganz einfach eine Konferenz einstellen und den Link an deine Kunden schicken. Appear.in hat noch eine kostenpflichtige Variante, in der du noch mehr Möglichkeiten hast.

Slack funktioniert ähnlich wie WhatsApp. Du kannst Gruppen erstellen und dir gegenseitig Nachrichten schicken. Jeder kann zu seiner Zeit antworten und du kannst die Gespräche immer wieder nachlesen!

Tools für Projektmanagement
Was würde ich nur ohne Trello machen? Für mich ist es eines der besten Tools für meine eigene Organisation und gleichzeitig die Organisation und Strukturierung meiner Kundenaufgaben. Ich nutze es sogar, um mit dir meine Tipps rund um das VA Business zu teilen (hier geht es zu meinem Board).

Bulletjournal bietet eine ganz spezielle Methode, nach der du deinen kompletten Arbeitsablauf organisieren kannst. Mit diesem System hast du einen besseren Überblick und arbeitest deine Liste zielgerichteter ab.

Podio gibt dir die Möglichkeit, unterschiedliche Workspaces online einzurichten und ein ganzes Team über dieses Tool zu organisieren. Ähnlich funktioniert Asana oder Basecamp. Auch hier kann ein ganzes Team auf einer Plattform arbeiten und jeder sieht direkt, wer wofür zuständig ist. 

Tools zur Datenspeicherung
Wenn du ausschließlich online arbeitest, musst du deine Daten auch digital speichern können. So hast du von überall Zugriff. Wichtig ist hierbei, dass der Speicherplatz sicher ist vor Cyberkriminalität und die Daten nicht verloren gehen können.

Wenn du wie ich Office 365 Premium benutzt, kannst du auch von der Cloud OneDrive Gebrauch machen. Du kannst von überall darauf zugreifen, sogar von einem fremden PC!

Google Drive ist ein Online-Speicher und mit deinem Google-Konto verknüpft. Auch hier gibt es eine Business-Version, die professionelle Datenspeicherung bietet.

Dropbox ist ähnlich aufgebaut. Wie Google Drive kannst du auch hier den Speicherort mit anderen teilen und es ist somit ideal für die Arbeit im Team geeignet.

Möchtest du große Datenmengen verschicken, geht das am einfachsten über WeTransfer. Du verschickst einfach einen Link per Mail und der Empfänger kann die Datei ganz bequem downloaden. Mit der kostenpflichtigen Version kannst du größere Dateien versenden und den Transfer personalisieren.

Bildbearbeitungs-Tools
Canva ist und bleibt mein Favorit, wenn es um die Bearbeitung von Bildern geht. Wenn du bisher mit Photoshop gearbeitet hast, wirst du Canva lieben! Du kannst nicht nur Bilder, sondern auch Präsentationen oder Dokumente damit erstellen.

Ähnlich funktioniert Picmonkey. Du kannst zwischen zwei Optionen wählen, beide sind in diesem Fall kostenpflichtig.

Mailing-Tools
Für mich selbst und viele meiner Kunden nutze ich am liebsten ActiveCampaign. Damit kannst du professionelle Mailings verschicken und ganz automatisiert arbeiten.

MailChimp empfehle ich immer gerne für den Einstieg. Es ist übersichtlich und reicht für einfache Mailings absolut aus. Möchtest du allerdings richtig professionell arbeiten, erreicht MailChimp seine Grenzen. Eine weitere gute Alternative ist Cleverreach als deutscher Anbieter.

Tools für deine Buchhaltung
Eines kann ich dir versichern: Ich habe nahezu alle Tools selbst ausprobiert oder für Kunden damit gearbeitet. Persönlich komme ich mit Lexoffice am besten zurecht. Es ist einfach zu bedienen und ich kann es mit meiner Zeiterfassung verknüpfen.

Ich kann aber besten Gewissens auch die Tools FastBill, SevDesk, Papierkram, Zervant und Debitoor empfehlen. Für dich ist wichtig, dass du gut damit zurechtkommst und den Überblick behältst. Probiere einfach ein paar Tools aus!

Tools zur Dokumentenerstellung
Mit meiner Premium-Version von Office 365 kam ich schon immer gut zurecht und kann dort alle Dokumente erstellen, die ich brauche.

Auch mit Google Drive kannst du Dokumente erstellen. Das funktioniert ganz einfach online in deinem Drive-Account. Bei Bedarf kannst du sie einfach downloaden!

Tools für dein Zeitmanagement
Für viele Kunden musst du nach Stunden abrechnen. Damit das ganz exakt passiert, gibt es tolle Tools, die den Zeiger für dich im Auge behalten.

Ich nutze selbst Time Track Pro. Das spart mir enorm viel Zeit und ich kann die Stunden direkt in mein Buchhaltungs-Tool übertragen!

Ebenso beliebt sind Toggl und Mite. Mit Youcanbookme hast du die Möglichkeit, den Kalender eines ganzen Teams zu managen und online Termine zu vergeben.

Tools für deine Website
Ich arbeite mittlerweile ausschließlich mit dem Theme Divi. Es bietet unzählige Möglichkeiten, ist super einfach zu bedienen und spart enorm viel Zeit. Ich habe ohne Divi Wochen an meiner ersten Website gearbeitet!

Mit All-Inkl bekommst du alles, was du für den Start benötigst: Webhosting, Domains und vieles mehr!

Tools zur Speicherung deiner Passwörter
Mit 1Password kann ich mich mit einem einzigen Masterpasswort überall einloggen. Alle Logins bewahrt 1Password sicher für mich auf. LastPass funktioniert ähnlich.

Verkaufsplattformen für digitale Produkte
Wenn du digitale Produkte anbieten willst wie einen Kurs oder ein EBook, benötigst du die passende Plattform. Mit Elopage und Digistore24 habe ich selbst sehr gute Erfahrungen gemacht. Ich muss mich um nichts kümmern!

Kostenlose Foto-Quellen
Momentan liebe ich Pexels! Dort gibt es eine tolle Auswahl mit wunderschönen Fotos, die du frei nutzen kannst. Auch Pixabay ist eine tolle Fotoquelle. Siehe dazu auch meinen Blogartikel 27 Webseiten für lizenzfreie Bilder.

Tools zur Video- oder Screenaufnahme
Movavi Video Suite ist ein tolles Tool, um einfach und schnell Videos oder Screensharings aufzunehmen. Du kannst sie dort auch direkt bearbeiten und zum Beispiel Diashows erstellen.

Hilfreiche Tools
Du bist gerade online unterwegs und stolperst über einen interessanten Artikel nach dem anderen. Und gerade jetzt recherchierst du für einen Kunden und hast gar keine Zeit, sie zu lesen! Kommt dir das bekannt vor? Hierfür empfehle ich Pocket. Du verwaltest ganz einfach online deine Leseliste und kannst später alle interessanten Artikel nachlesen!

Die f.lux App ist gerade für Reisen sehr angenehm. Sie passt die Farbtemperatur deines Displays an Tageszeiten und Ort an und entspannt deine Augen

Mit dem Ookla Speedtest kannst du jederzeit die Verbindungsgeschwindigkeit testen und herausfinden, wie schnell beispielsweise dein Upload läuft.

Sonstige Tools
Adobe habe ich als Abo-Version und bin damit sehr zufrieden. Für ein paar Dinge verwende ich nämlich dennoch gerne Photoshop!

“Holzhacken ist deshalb so beliebt, weil man bei dieser Tätigkeit den Erfolg sofort sieht.”

Albert Einstein

Hardware

Es gibt unendlich viele verschiedene Hardware-Produkte am Markt. Jeder hat natürlich seine Favoriten und man sollte auch keine Apple mit Birnen vergleichen.

Ich stelle euch hier kurz vor, was sich für mich bewährt hat und meiner Ansicht nach eine Anschaffung wert ist.

Lenovo Yoga
Ich liebe mein Yoga! Es ist extrem leicht, perfekt für mich es mit auf Reisen zu nehmen. Noch dazu steckt doch einige Power dahinter und es hat einen Touch Screen. Ich habe mich so daran gewöhnt, dass ich nicht mehr ohne arbeiten kann. Auch der Vorgänger U430 hatte diese Funktion.

TaoTronics
Einfach nur Musik hören, oder mal die Umgebungsgeräusche ausschalten. Ich mag lieber In-Ear Kopfhöhrer und einen teuren Bose möchte ich mir noch nicht kaufen. Aber mit den TaoTronics habe ich eine gute Alternative gefunden.

Laptop Hülle
Wenn du auch so schusselig bist wie ich, empfehle ich dir eine Hülle für deinen Laptop. Meine muss leicht und unauffällig sein!

Powerbar
Akku leer, wenn man irgendwo im nirgendwo ist, ist nicht gut. Eine extra Akku muss also schon sein. Aber bitte einer, der noch mehr kann, z. B. ein Wlan Router, Repeater und SD Kartenleser in einem. Mit meinem eigenen Wlan surfe ich dazu noch sicher.

Rucksack
Ich habe eine Weile ausprobiert und mit meinem Dailystar Rucksack jetzt echt happy. Meine gesamte technische Ausrüstung passt hinein und er sieht trotzdem echt hübsch aus.

Huawei P9 Smartphone
Warum habe ich eigentlich so lange ein iPhone benutzt? Ich weiß es wirklich nicht mehr. Seit ich das Huawei habe (und das zu einem Drittel vom Preis eines iPhone ́s) läuft alles viel einfacher. Und die Kamera macht viel bessere Bilder, dank der integrierten Leica Linse.

Laptop Stand
Ich sitze viel am Laptop, wirklich viel. Und ständig hatte ich Nackenschmerzen. Kein Wunder, ein Laptop ist einfach viel zu niedrig. Alles weg jetzt mit dem Laptop Stand. Zugegebenermaßen gehört dann eigentlich auch noch eine externe Tastatur dazu, aber ich arbeite lieber ohne.

Eine gute Ausrüstung erspart viel Zeit und Nerven!

Kunden

Nun kennst du meine beliebtesten Tools, die ich für mein VA-Business verwende und verwendet habe. Welche du selbst verwenden möchtest, bleibt dir überlassen. Teste einfach verschiedene Möglichkeiten und entscheide dann ganz in Ruhe, mit welchen Tools du gut arbeiten kannst. Denn eines kann ich dir aus Erfahrung sagen: ein Tool ist nur dann hilfreich und bringt dir die nötige Entlastung, wenn es auch wirklich zu dir passt!

Arbeiten als virtuelle Assistenz

Tanja Baumann, Chief VA

Arbeiten als virtuelle Assistenz

Carina Wasmer, VA

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Carina Wasmer, VA

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